Wie funktioniert der Customer Service Chatbot?

Der Customer Service Chatbot nutzt KI, um Kundenanfragen automatisch zu erkennen und zu beantworten. Er kann Informationen bereitstellen, häufige Fragen beantworten und komplexe Anliegen an den passenden Mitarbeiter weiterleiten.

Welche Systeme können angebunden werden?

Der Chatbot kann nahtlos an CRM-Systeme, Helpdesk-Software, Wissensdatenbanken und andere Unternehmensanwendungen angebunden werden.

Wie lässt sich der Chatbot anpassen?

Die Logik und Antworten des Chatbots können individuell an Ihre Unternehmensprozesse, Markenstimme und Kundendaten angepasst werden.

Wie wird die Sicherheit gewährleistet?

Alle Interaktionen werden verschlüsselt übertragen. Rollen- und Berechtigungskonzepte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Kundendaten haben.

Service Chatbot:
24/7 Customer Support

Antworten ohne Wartezeiten und rund um die Uhr: Wiederkehrende Supportfragen löst der Customer Service Chatbot in Sekunden. Präzise, kontextsensitiv und mit gleichbleibend hoher Qualität auch bei 24h Schichten.

Lern den Customer Service Chatbot kennen

Kunden, die unserer AI-Kompetenz vertrauen

>80%

Resolution Rate

25%

kürzere Bearbeitungszeit

-30%

geringere Supportkosten

Echtzeit-Service, rund um die Uhr

Immer die richtigen Antworten liefern, mit dem Customer Service Chatbot.

Herausforderung: User erwarten zu jeder Zeit verfügbaren Service.

Customer Support ist ein Full Time Job: Kund:innen benötigen Informationen auch außerhalb der Servicezeiten und warten zu oft auf eine Rückmeldung. Wiederkehrende Fragen und Standardauskünfte binden Support-Ressourcen, obwohl die Antworten längst im Help Center oder in internen Dokumentationen und alten Tickets stehen.

Durch stockenden Customer Support sinkt die Zufriedenheit mit der Brand, Vertrauensverluste und negative Rezensionen sind die Folge.

Lösung: Customer Service Chatbot mit verknüpfter Wissensbasis.

Statt wiederkehrende Fragen in begrenzten Service-Zeiten durch Mitarbeitende beantworten zu lassen, übernimmt der Chatbot die direkte Kommunikation mit euren Kund:innen. Er versteht die Anfrage, sucht im angebundenen Wissenssystem nach relevanten Inhalten und liefert eine klar formulierte Antwort.

Standardfragen beantwortet der Chatbot versiert und zuverlässig, so dass Mitarbeitende im Support Zeit für komplexe Themen haben. Das steigert sowohl Servicequalität als auch Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit.

Zeichnung eines Smartphones mit Chatbot-Interface und einer rechten Hand, die einen Daumen nach oben zeigt.

Mit eigenem Customer Service Chatbot starten

So arbeitet der Customer Service Chatbot:
Mit jeder Frage besser, statt langsamer!

Fragen verstehen und interpretieren

User schreiben ihr Anliegen in den Chat:

"Wie setze ich mein Passwort zurück?"
"Wo finde ich meine letzte Rechnung zum Download?
"Wo kann ich den Status meiner Bestellung einsehen?"

Antworten und den User leiten

Der Bot erkennt die User-Intention und sucht in eurer Wissensbasis nach dazu passenden Inhalten. Daraus erzeugt er mit LLM-Fähigkeiten eine kompakte, prüfbare Antwort (auch mit Quellen) und liefert Konkretisierungen bei Nachfragen.

Finetuning und Monitoring

Der Customer Service Chatbot lernt aus Feedback, Abbrüchen und Folgefragen. Der Support sieht im Backend, wo Antworten fehlten, ergänzt Inhalte und gibt Hinweise zurück ins System.

„Der Chatbot hilft uns, genau dort schnell zu unterstützen, wo keine persönliche Betreuung nötig ist. So erhalten unsere Anwender rund um die Uhr Antworten auf häufige Fragen – und unser Supportteam kann sich ganz auf komplexe Anliegen konzentrieren. Das verbessert nicht nur den Service, sondern auch die Zufriedenheit auf beiden Seiten."

Lächelnder Mann mit Glatze und Bart in weißem Hemd vor Holzwand.

Christian Weise

Chief Service Officer

Microtech Firmenlogo mit blauem Symbol und Schriftzug.

Alles zum Customer Service Chatbot von microtech:

Case Study lesen

Drei Männer arbeiten zusammen in einem hellen Büro, ein Mann mit Brille beugt sich über einen Tisch und spricht mit einem lächelnden Kollegen.

Mehr Infos zum Customer Service Chatbot

Die neue Art des Customer Service

Mehr Kundenzufriedenheit durch weniger Aufwand.

User erwarten heute 24/7-Erreichbarkeit sowie schnelle, hilfreiche Antworten, während Support-Teams dadurch unter Druck geraten. Lange Wartezeiten senken die Unzufriedenheit beim Kunden und langfristig den Umsatz. Gleichzeitig sind viele wiederkehrende Servicekontakte teuer, wenn Standardfragen manuell bearbeitet werden. Eine Aufgabe, die der Customer Service Chatbot zuverlässig übernimmt.

Sofortige Antworten statt Ticket-Backlog

Standardfragen werden direkt im Chat gelöst, rund um die Uhr und ohne Warteschleife. Das steigert die Erreichbarkeit spürbar und fördert die User-Zufriedenheit. Der Chatbot entlastet zeitgleich den Support und setzt Ressourcen für komplexe Themen frei.

Wissensmanagement immer up-to-date

Mitarbeitende für neue Features, Prozesse oder Inhalte zu schulen, ist ein hoher monetärer und organisatorischer Aufwand. Der Chatbot greift automatisch auf neue oder geänderte Informationen im Wiki oder in euren Dokumentationen zurück und verfügt somit immer über das gesamte, aktuelle Support-Wissen.

Qualität durch Individualisierung

Der Chatbot identifiziert Wissenslücken und gibt automatische Alerts an den Customer Support weiter. So stellt das System eine kontinuierlich hohe Qualität der Antworten sicher. Bonus-Feature: Durch eine integrierte Sentiment-Analyse liefert der Chatbot für jeden Kontakt eine fundierte Bewertung der aktuellen Zufriedenheit des Kunden mit dem Produkt.

Customer Story bei LANXESS

LANXESS: 200.000 Berichte in einem einzigen Suchfeld!

Wie lassen sich über 200.00 zum Teil gescannte Berichte nach relevanten Informationen ambesten durchsuchen? Mit unserem LabMind greift Lanxess per KI-gestützter Dokumentensuche und Chatbot auf sämtliches archiviertes Wissen des Unternehmens zurück. Einfach per Sucheingabe und Chatbot.

Reduzierung des Zeitaufwands durch intuitive Suche auf Basis natürlicher Sprache sowie stark optimierter Treffergenauigkeit
Erschließung von 80% bislang ungenutzter Wissensquellen durch inhaltliche Durchsuchbarkeit der Dokumente
Tägliche Arbeitserleichterung für Forschende durch intuitive und kreative Interaktionen mit Berichtsinhalten

Signifikante Reduzierung des Zeitaufwandes

80%

Erschließung ungenutzter Quellen

Customer Story bei Microtech

Microtech: Ein Chatbot, der Kunden & Support zusammenbringt

Mit einem KI-gestützten Service-Chatbot beantwortet microtech wiederkehrende Anfragen in Sekunden – rund um die Uhr. Das Supportteam gewinnt Zeit für komplexe Fälle, Kund:innen erhalten schneller die passende Lösung.

Durch die Automatisierung standardisierter Anfragen direkt im Chat sinkt der Aufwand im 1st-Level-Support deutlich.
Eine zentral gepflegte, geprüfte Wissensbasis liefert konsistente und aktuelle Antworten – inklusive Verlinkungen zu passenden Hilfeseiten.
Die Reaktionszeiten reduzieren sich spürbar, die Erstlösungsquote steigt und Kund:innen erhalten verlässliche Hilfe rund um die Uhr.

interaktiver Chatbot mit Wissensbibliothek

24/7

Verfügbarkeit des Kundenservices

Customer Story bei FOM

FOM: Smarte Semesterplanung mit AI statt Excel

Eine Semesterplanung für die Raumbelegung an 12 Standorten, für 19 Studiengänge und über 12.000 Studierende in Excel? Lieber nicht, dachte sich auch die FOM und entschied sich für unsere AI- & Daten-Infrastruktur, die 83% der Semesterplanung automatisiert und somit Fehler und Überschneidungen minimiert.

Erhöhte Effizienz durch die Reduzierung des Zeitaufwands für die Termin- und Raumplanung
Gesteigerte Genauigkeit und gleichzeitige Minimierung von Fehlern durch (teil)-automatisierte Prozesse
Ressourcen werden freigesetzt, da sich Mitarbeitende um wertstiftendere Aufgaben kümmern können
Höhere Zufriedenheit von Studierenden und Lehrpersonal durch verbesserte
Semesterplanung

Verringerung des Risikos für Doppel-Buchungen

80%

Erschließung ungenutzter Quellen

FAQ zum Chatbot

Für welche Anfragen eignet sich der Chatbot am besten?

Für wiederkehrende Standardfragen (Account, Bestellung, Rechnungen, Produkt-How-tos). Viele Kund:innen erwarten heute, einfache Anliegen selbst lösen zu können. Genau hier liefert der Bot sofort verlässliche Antworten.

Wie stellt der Bot sicher, dass Antworten korrekt sind?

Der Bot arbeitet nach dem RAG-Prinzip: Er zieht Inhalte aus eurer Wissensbasis heran und formuliert daraus eine kurze, belastbare Antwort. Dieses „Grounding“ reduziert Halluzinationen und macht Aussagen prüfbar.

Was passiert mit sensiblen Daten, wie werden diese geschützt?

Ticket- und Protokolldaten können vor der Nutzung anonymisiert/maskiert werden; nur freigegebene Inhalte fließen ein. So bleibt personenbezogene Information geschützt und gleichzeitig nutzbar.

Wie verhält sich der Chatbot, wenn er eine Antwort nicht weiß?

Bei niedriger Antwortsicherheit, negativer Stimmung oder wiederholten Rückfragen übergibt der Bot automatisch an eine:n Agent:in. Dabei fasst er das bisher Gesagte zusammen und schlägt nächste Schritte vor. Für einen schnellen, menschlichen Abschluss ohne Reibungsverluste.

Wie lässt sich der Erfolg messen?

Typische KPIs sind First-Contact-Resolution, Deflection-Rate, Time-to-Answer etc. So wird sichtbar, wie viele Anliegen im ersten Kontakt gelöst, wie viele Tickets vermieden und wie stark Reaktionszeit und Zufriedenheit steigen.

Roboter liegt auf einem Bett und arbeitet an einem Laptop, umgeben von verstreuten Papierdokumenten und Büchern mit verbundenen Sprechblasen im Hintergrund.

Dein Kontakt zu uns

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Wir freuen uns auf deine Anfrage und sind gespannt, was du vorhast. Bei uns triffst du auf offene Ohren, lass uns direkt mit deinem AI Projekt loslegen. Schreib uns einfach, was du brauchst!